La gestione del tempo significa la sua organizzazione in modo da ottimizzarlo al massimo e bilanciare le attività del lavoro e quelle personali (famiglia, hobby e altre incombenze).
Agli inizi
Durante questi webinar ho imparato che ci sono varie metodologie di gestione del tempo che ciascuno può applicare e decidere di seguire. Nulla è fisso e immodificabile, si può scegliere una metodologia e poi cambiarla, se non ci troviamo bene, oppure mescolarne due insieme e trovare il giusto mix per noi.
Certo è che, per creare un'abitudine - un nuovo processo organizzativo - occorre tempo (!). Quindi all'inizio non siate troppo severi se sgarrate, siate indulgenti con voi stessi e concedetevi un periodo di adattamento in cui sperimentare.
Le macrocategorie del tempo
Ho cominciato ad organizzarmi così: ho deciso di dividere il mio tempo in tre categorie principali:
1) lavoro (che ci occupa la maggior parte del tempo durante la settimana e talvolta anche il weekend)
2) vita personale/ familiare (i rapporti con i nostri cari, gli amici, gli hobby, il tempo libero)
3) gestione casa e altre faccende (eh sì, anche queste cose impegnano una parte del nostro tempo)
Ho aperto poi il mio Google Calendar, ma va bene anche un normalissimo foglio di excel, e ho fissato sulla tabella in tre colori diversi gli orari seguenti che definiscono:
1) lavoro: dalle 09:00 alle 18:00 da lunedì al venerdì (reminiscenze del mio ormai lontano orario da ufficio ;-)
2) vita personale/ familiare: il weekend è sacro (apro solo Facebook e mi eclisso dagli altri social network dove trovo molte delle cose di lavoro che mi dicono in continuazione leggimi, leggimi) e dalle 18:00 in poi
3) gestione casa e altre faccende: dalle 18:00 in poi in alcuni giorni prefissati, diversi dai giorni precedenti, e il sabato mattina
All'interno di queste tre macrocategorie, segno gli impegni lavorativi e qualche extra e sulle svegliette del cellulare solo quelli extra.
Questo mi aiuta a concentrare il tempo nei tre periodi e mi obbliga a rispettarlo. Per esempio, io so che, se finisco tutto il lavoro entro le 18:00, alle 18:50 mi aspetta la lezione di tennis o quella di pilates, un manicaretto da preparare a mio marito, il cinema con un'amica oppure le marmellate da fare. Mi stimola a concentrarmi e mi gratifica.
Oppure devo fare una lavatrice, stirare o andare a ritirare il lavasecco. Questo è un po' meno gratificante, ma s'ha da fare ;-) Alternando un giorno una cosa, un giorno un'altra si dovrebbe arrivare a un proprio equilibrio: la famosa work-life balance.
Mi sono accorta, inoltre, che così non vado ad impattare troppo sul weekend con le faccende di casa, se riesco a distribuire anche durante la settimana qualche mansione extra lavorativa. In caso di picchi di lavoro, mi riorganizzo allungando fino alle 19:00- alle 20:00 il lavoro e sfrutto il sabato per svolgere tutte le mansioni extra.
Talvolta apro la giornata con il ripasso del portoghese (lo studio delle lingue straniere è una delle mie passioni) che mi aiuta a concentrarmi e mi fa partire col piede giusto e allenato per la scrittura.
Molti parlano anche del problema della procrastinazione ma con questo sistema lavoro-premio credo che si possa di molto migliorare, soprattutto quando ci si dà piccoli obbiettivi dal raggiungere durante la settimana.
Tool: Google Calendar, le svegliette del mio Windows Phone (io se non mi scrivo le cose, proprio non me le ricordo!), Babbel, piccoli hobby e mansioni da distribuire durante la settimana.
Il tempo del lavoro
Bene, ora so che ho otto ore di lavoro al giorno dal lunedì al venerdì e devo cercare di non sgarrare. Ci sto ancora lavorando, lo ammetto, ma questo è il mio obiettivo di quest'anno (visti gli orari assurdi che ho fatto l'estate scorsa).
Per fare questo è necessario far presente ai nostri cari e amici che in quelle ore stiamo LA-VO-RAN-DO. Il fatto di lavorare nella stanza accanto oppure che se siamo su Facebook stiamo lavorando, non implica che siamo disponibili a essere interrotti in continuazione (eccezion fatta per i bambini, ma si può comunque approfittare di quando dormono, sono all'asilo o a scuola) oppure che tanto, siccome nessuno ci vede, allora possiamo fare tappa regolare al frigorifero, alla televisione, etc. Suggerisco di regalare ai recidivi, a coloro che cioè continuano a non capire il nostro lavoro e che ci interrompono spesso, quel libro Mamma, posso spiegarti, lavoro nel web.... ;-)
Se riusciamo, chiudiamo la posta elettronica o non facciamoci prendere dalla sindrome dell'invia-ricevi. Disattiviamo o abbassiamo al minimo il volume di tutte le notifiche dai social network e Whatsapp sul cellulare (o mettiamo il cellulare in un cassetto o in un'altra stanza, così sentiamo solo lo squillo della telefonata del cliente). Sigilliamo Facebook personale e resistiamo a tutto quello che ci siamo persi... da ieri!
Io non amo molto le continue interruzioni quando lavoro, lo so è un difetto sul quale sto lavorando, ma se ci sono persone a cui questa cosa si sono abituati, beh, ce la posso fare anch'io!
Uno strumento che mi ha davvero cambiato la vita è il timer pomodoro, sì quello della tecnica del pomodoro! È proprio un timer online di soli 25 minuti che mi aiuta a capire in quanto tempo riesco per esempio a scrivere un testo, a sbobinare un webinar, a ricercare le keywords e così via. In quei 25 minuti (che corrispondono a un pomodoro) non c'è nulla che mi possa distrarre, ma proprio nulla. E la mia produttività è aumentata molto e soprattutto si è concentrata, grazie anche alle pause di 5 minuti ogni pomodoro e di 10 minuti ogni quattro pomodori.
Se si lavora a dei progetti in più persone, fanno risparmiare un sacco di tempo a scrivere mail e a ricordarsi il da fare quei time management system come Trello (piccoli progetti) e Asana (progetti più complessi): ancora non mi è capitato di usarli, ma ci sono un sacco di recensioni sull'uno e sull'altro che aiutano a scegliere.
Per chi scrive e traduce è fondamentale avere a disposizione un buon dizionario e un vocabolario di sinonimi e contrari online, più veloci da consultare. I miei must have sono The Free Dictionary che in un colpo solo mi da l'accesso a tutte le lingue ed è molto valido anche per l'italiano, e il dizionario online dei sinonimi e contrari di Virgilio a cui sono associati altri strumenti come il vocabolario di italiano, il correttore ortografico, le coniugazioni dei verbi e così via.
Per le trascrizioni di webinar e conferenze uso invece oTranscribe che mi permette di visualizzare il video e velocizzare o rallentare la voce di chi parla tramite anche i tasti della tastiera, oltre che coi pulsanti, così si evita di saltare dal foglio di word al video di You Tube in continuazione. La durata dei tempi delle trascrizioni si accorcia di un po'. E col timer pomodoro online ho calcolato quanto tempo ci impiego per ciascuna.
Tool: Timer Pomodoro, Asana, Trello, The Free Dictionary, Sinonimi e contrari di Virgilio, Otranscribe.
L'importanza della delega
Delegare è un altro concetto che è ritornato spesso in questi webinar: non si può nascere imparati in tutto, bisogna affidarsi ad altri che lavorano tutti i giorni in quel campo.
Certo, ci ho messo un po' per condividere questa illuminante riflessione di Daniele Virgillito. Grazie a lui ho conosciuto Fiverr, una piattaforma di esperti sparsi in tutto il mondo che svolgono le più svariate cose: dalla redazione di presentazioni in power point, di infografiche, alla risoluzione di problemi su Word Press, alla sbobinatura di file audio, etc etc."Perché aspettare che l'onda ci travolga, quando possiamo delegare qualcosa a qualcuno prima?"
Recentemente ho delegato a una piccola web agency indiana di risolvere alcune problematiche del mio sito. Ci vuole molta, molta pazienza e occorre scrivere poche cose chiare alla volta. Ma se uno non ha fretta, credo che valga la pena di avvalersi di questa piattaforma. I costi sono parecchio contenuti, ma, ripeto, bisogna avere mooolta pazienza. Sono tuttavia fiduciosa del risultato, vi saprò dire.
Se siete un imprenditore con un business avviato, non avete mai pensato di affittare un'assistente virtuale? Non risponde solo alle telefonate, gestisce i profili social dell'azienda, ma organizza meeting, redige lettere commerciali e tanto altro ancora. Mary Tomasso ha fatto conoscere in Italia questa professione di origine anglosassone molto adatta a questi tempi, a mio avviso. Un'opportunità per risparmiare tempo prezioso per gli imprenditori e una fantastica occasione per crearsi un nuovo lavoro in tempi di crisi, ma non solo.
In questo modo si libera del tempo (un mantra emerso da questi webinar) da dedicare ad altre attività in linea col nostro business. Ovviamente ci si può rivolgere anche a Upwork (ex Odesk), Freelancer, etc.
Tool: Fiverr, Upwork, Freelancer, le bravissime assistenti virtuali.
Un giorno di lavoro tipo
Solitamente la prima mezz'oretta la dedico alla lettura delle mail e alle risposte, poi prevedo un secondo momento dopo pranzo. Poi basta, rispondo il giorno dopo. Tranne nel caso di effettive urgenze, ma, come ho imparato da questi webinar, nulla è mai così veramente urgente da non poter aspettare un giorno. I miei tempi di risposta, tuttavia, non superano di solito le 24 ore (leggi il post in cui parlo, tra l'altro, dei tempi di risposta di una mail).
Su Skype imposto la mia disponibilità a seconda delle attività che sto svolgendo.
Se la giornata si prospetta tranquilla e se non ho cominciato prima con la lezione di portoghese, leggo qualche articolo dalle newsletter che ricevo e lo archivio nei preferiti suddivisi per categorie. Può sempre tornare utile per gli aggiornamenti e come spunti per scrivere articoli o conoscere nuovi tool. Non ho ancora avuto occasione di usare Evernote, ma so che alcuni lo trovano ideale per organizzare appunti, link e quant'altro.
Le idee per il mio blog le appunto direttamente in una bozza del blog stesso, col link relativo di un articolo che mi ha ispirato oppure che fornisce un approfondimento. Gli aggregatori di notizie come Feedly, li uso invece per trovare ispirazione per scrivere gli articoli per i clienti.
Poi comincia il lavoro che mi impegna tutto il giorno fino alle 18:00. È chiaro che se la giornata si prospetta invece impegnativa, salto la parte di lettura di articoli e mi butto a capofitto nel lavoro.
Il venerdì pomeriggio lo dedico a cercarmi altre opportunità di lavoro che posso trovare su LinkedIn settato anche in inglese e tedesco, su Lavori Creativi, sulle piattaforme di ricerca di lavoro tedesche, su Jobrapido. Il tutto mi arriva tramite agenti di ricerca.
Personalmente cerco sempre di dedicare del tempo alla formazione spesso online, più raramente in aula. Sono iscritta a una decina di newsletter dei miei guru preferiti della scrittura e del web marketing e cerco di trattenere le info per me più importanti, salvandoli nei preferiti di Chrome. Leggo solo gli articoli scegliendo i titoli che mi colpiscono, selezionandone non più di due. Gli altri passano direttamente nei preferiti.
I webinar sono poi una meravigliosa opportunità non solo per assistere ad incontri formativi, ma anche per entrare in contatto coi relatori.
Se apro i social, poi, è finita :-)! Lì trovo tantissimi articoli che non sono solo interessanti, ma mi possono portare a divagare troppo e quindi a non rispettare le tempistiche che mi sono data. Quindi mi limito a scegliere uno-due articoli e poi basta.
Ma non volete sapere a quali webinar sulla gestione del tempo sto partecipando? Ebbene li trovate su Tempo Super di Davide Rampoldi.
Tool: Evernote, Feedly, LinkedIn, Monster.de, Freelancer.de, LavoriCreativi, Jobrapido, Tempo Super, GTMasterClub.
E voi come organizzate la vostra giornata lavorativa e come cercate di bilanciare lavoro e vita personale? Scrivetemelo nei commenti :-)
Di gestione del tempo ho parlato anche nel mio nuovo blog in questa occasione e in quest'altra.
Nessun commento:
Posta un commento