La fine dell'estate e l'inizio dell'autunno sono i mesi in cui si torna a scuola, non solo per gli studenti, ma anche per chi lavora e desidera rimanere aggiornato con le ultime novità o imparare cose nuove. Ecco che online e offline fioriscono corsi, workshop, seminari, convention, e chi più ne ha ne metta.
Tra questi, ahimè, sono incappata in una presentazione in power point lunga come un papiro di Babilonia, così densa di frasi (un caso vero e proprio di horror vacui, ovvero di terrore dello spazio vuoto, da parte del relatore!), che a guardare le slide avevo un senso di oppressione misto a disappunto dovuto al fatto che questa persona stava leggendo le slide!
Tra questi, ahimè, sono incappata in una presentazione in power point lunga come un papiro di Babilonia, così densa di frasi (un caso vero e proprio di horror vacui, ovvero di terrore dello spazio vuoto, da parte del relatore!), che a guardare le slide avevo un senso di oppressione misto a disappunto dovuto al fatto che questa persona stava leggendo le slide!
Per evitare di cadere nell’errore della presentazione-papiro, ma soprattutto per non annoiare la platea e raggiungere gli obiettivi prefissati, ho pensato che era bene ripassare una serie di punti da tenere a mente quando ne prepariamo una nella nostra content strategy:
Partiamo dal presupposto fondamentale:
la presentazione è un supporto visivo all’esposizione orale, non è un libro da leggere ad alta voce ad una platea (virtuale o fisica)
Ciò significa che non dobbiamo riscrivere tutto l’intervento nelle slide, ma dobbiamo esporlo (occorrerà quindi imparare le tecniche di public speaking ed esercitarsi bene). Banale, no? Quindi, vi scriveremo solo i punti salienti su cui vogliamo attirare l’attenzione dei nostri ascoltatori.
Quali sono gli obiettivi e qual è il nostro pubblico?
Sono domande fondamentali da ricordare nella fase di raccolta del materiale da cui estrapolare i dati da scrivere nella nostra presentazione. Quale messaggio desideriamo trasmettere? La promozione di un nuovo prodotto? L’esposizione di una teoria appena uscita? Gli approfondimenti su una tematica molto sentita? E le persone conoscono già la materia di cui vogliamo parlare? Sono giovani o sono persone che hanno già una lunga esperienza? E’ un cliente nuovo o uno che con cui lavoriamo da tempo? Sono fornitori o forze vendita?
Quante slide dobbiamo preparare ?
Ricordiamoci che l’attenzione del nostro uditorio è breve: 30 massimo 45 minuti. Perciò se calcoliamo 1-2 minuti per slide, arriviamo a circa 20-30 slide.
Una buona norma prevede una slide iniziale riassuntiva coi punti che andremo a esporre e una finale con le conclusioni (non dimentichiamo anche la slide coi contatti del relatore).
Come si struttura una slide?
- titolo e sottotitolo
- elenco di testo puntato composto da 6-8 punti al massimo
- foto/grafico
- piè di pagina con titolo del webinar/workshop, etc, data e numero di pagine sul totale.
Testo, foto e grafico sono da mixare in base alla creatività, di modo da tenere viva l’attenzione dei partecipanti. L’importante che tutto sia all’insegna della leggibilità, della chiarezza, della comprensione e, aggiungo, anche della coerenza tra immagini, grafici e testo. Per favore nessun horror vacui qui!
Come si formatta la slide?
Quanto detto al paragrafo precedente si manifesta nella scelta della:
- tipologia del font: massimo due diversi (uno per il titolo e uno per il testo) tra caratteri senza grazie come il Verdana, l’Arial e il Tahoma
- grandezza del font: per il titolo 32-40 punti, per il testo 24-28 o 32 punti se scegliamo l’Arial
- sfondo: il bianco è il più classico e quello dalla resa migliore a video, soprattutto quando usiamo il nero per il testo
- immagini: parlanti, di ottima qualità, possibilmente non “confezionate” ma legate al contesto reale, coerenti col testo
- colori: massimo 2-3 (bianco o pastello per lo sfondo, nero o blu per i titoli)
La campitura (cioè l’alternanza dello spazio pieno/ vuoto) della slide ne trarrà giovamento come pure l’attenzione e la comprensione del nostro pubblico.
Altre regole?
K.I.S.S.: keep it short and simple: mantieni (la presentazione) breve e semplice. Chiaro, no?
10-20-30: una buona presentazione in PowerPoint ha una lunghezza inferiore a 10 fogli, dura non più di 20 minuti e ha una grandezza del font non inferiore a 30 punti. Aggiungo che possiamo ovviamente raddoppiare le quantità (!) a seconda del tempo che abbiamo a disposizione per l’esposizione.
Ricordiamoci che le presentazioni sono strumenti visivi pertanto se usiamo molte immagini, esse non stancano anzi, sono più comunicative e fissano meglio il concetto per chi ci ascolta (un’immagine vale più di mille parole, si dice, no?)
Se dobbiamo preparare una presentazione nella nostra content strategy quotidiana per un webinar o per un workshop in aula, possono essere utili questi approfondimenti e un tool:
Ultimo consiglio: consegnare/spedire le slide alla fine dell’incontro. Se il pubblico le legge mentre parliamo, non ci ascolta.
Ultimissimo consiglio: provare, provare e riprovare allo specchio (anche se si tratta di un webinar e la telecamera è spenta), magari col cronometro in mano, come abbiamo fatto un po’ tutti prima di discutere la tesi, registratevi e ascoltatevi o fatevi ascoltare da un amico fidato o un collega.
Stra-ultimo consiglio (davvero, poi basta!): abbiamo avuto l'impressione che le cose da dire erano tante, che il tempo era poco e che il vostro uditorio era così interessato da sommergervi di domande? Ditegli che a breve uscirà sul sito/blog un e-book gratuito riguardo l'argomento che avete trattato con gli approfondimenti del caso. Li conquisterete definitivamente! (Questa sì che è content strategy!)
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